Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu trúc mà một doanh nghiệp sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính của mình để nó có thể được sử dụng bởi kế toán, chuyên gia tư vấn, nhà phân tích kinh doanh, người quản lý, giám đốc tài chính (CFOs) ), kiểm toán viên, nhà quản lý và cơ quan thuế.

Các kế toán viên được đào tạo chuyên sâu làm việc chuyên sâu với AIS để đảm bảo mức độ chính xác cao nhất trong các giao dịch tài chính và lưu trữ tài chính của công ty, cũng như làm cho dữ liệu tài chính dễ dàng có sẵn cho những ai cần có quyền truy cập hợp pháp – tất cả trong khi vẫn giữ nguyên dữ liệu và bảo mật.

Thành phần hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm sáu thành phần chính: con người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và kiểm soát nội bộ. Hãy xem từng thành phần một cách chi tiết.

1. Con người

Những người trong AIS đơn giản là người dùng hệ thống. Các chuyên gia có thể cần sử dụng AIS của một tổ chức bao gồm kế toán, tư vấn, nhà phân tích kinh doanh, người quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên. AIS giúp các phòng ban khác nhau trong một công ty làm việc cùng nhau.

Với AIS được thiết kế tốt, tất cả mọi người trong một tổ chức được ủy quyền làm như vậy có thể truy cập cùng một hệ thống và nhận được thông tin tương tự. AIS cũng đơn giản hóa việc nhận thông tin cho những người bên ngoài tổ chức, khi cần thiết.

AIS nên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của những người sẽ sử dụng nó. Hệ thống cũng nên dễ sử dụng và cần cải thiện, không gây trở ngại, hiệu quả.

2. Thủ tục và hướng dẫn

Thủ tục và hướng dẫn của AIS là các phương thức mà nó sử dụng để thu thập, lưu trữ, truy xuất và xử lý dữ liệu. Những phương pháp này đều là thủ công và tự động. Dữ liệu có thể đến từ cả hai nguồn nội bộ (ví dụ: nhân viên) và các nguồn bên ngoài (ví dụ: các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng).

Các thủ tục và hướng dẫn sẽ được mã hóa thành phần mềm AIS – chúng cũng phải được ‘mã hóa’ thành nhân viên thông qua tài liệu và đào tạo. Để có hiệu quả, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ một cách nhất quán.

3. Dữ liệu

Để lưu trữ thông tin, AIS phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), một ngôn ngữ máy tính thường được sử dụng cho cơ sở dữ liệu. AIS cũng sẽ cần nhiều màn hình đầu vào khác nhau cho các loại người dùng hệ thống và nhập dữ liệu, cũng như các định dạng đầu ra khác nhau để đáp ứng nhu cầu của người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau.

Dữ liệu chứa trong AIS là tất cả các thông tin tài chính phù hợp với thực tiễn kinh doanh của tổ chức. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến tài chính của công ty đều phải đi vào AIS.

Loại dữ liệu được bao gồm trong AIS sẽ phụ thuộc vào bản chất của doanh nghiệp, nhưng nó có thể bao gồm những điều sau đây:

• đơn bán hàng
• báo cáo thanh toán của khách hàng
• báo cáo phân tích bán hàng
• yêu cầu mua hàng
• hóa đơn của nhà cung cấp
• kiểm tra sổ đăng ký
• sổ cái chung
• dữ liệu kiểm kê
• thông tin biên chế
• chấm công
• thông tin về thuế

Dữ liệu này sau đó có thể được sử dụng để chuẩn bị các báo cáo kế toán và báo cáo như các khoản phải thu lão hóa, khấu hao / lịch khấu hao, số dư dùng thử, lãi và lỗ, v.v. Có tất cả dữ liệu này ở một nơi – trong AIS – tạo điều kiện cho các hoạt động lưu giữ hồ sơ, báo cáo, phân tích, kiểm toán và ra quyết định của doanh nghiệp. Để dữ liệu hữu ích, dữ liệu phải đầy đủ, chính xác và có liên quan.

4. Phần mềm

Thành phần phần mềm của AIS là các chương trình máy tính được sử dụng để lưu trữ, truy xuất, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính của công ty. Trước khi có máy tính, AIS là các hệ thống dựa trên giấy, thủ công, nhưng ngày nay, hầu hết các công ty đang sử dụng phần mềm máy tính làm cơ sở cho AIS.